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BI1Se até em alguns órgãos da administração pública a otimização de custos já passa a ser discutido, certamente nas organizações da iniciativa privada o assunto é mais do que pertinente.

 A Pesquisa CIO Global 2016-2017, realizada pela consultoria Deloitte em 48 países, mostra que os CIOs (Chief Information Officers) brasileiros estão mais preocupados com a gestão de custos. Segundo o estudo, este foi o tema a ser priorizado por executivos no contexto local, com 60% das referências,

No Brasil, a situação econômica momentânea com certeza acentua o foco no controle dos custos. E o assunto não gira unicamente em torno do corte dos custos, mas sim do controle e gerenciamento.
Mas o que contempla essa ação? A rigor é simples: a questão é adequar os custos aos níveis comportados pela receita e a avaliação da real necessidade do desembolso, sempre tomando o devido cuidado para não comprometer atividades vitais e sujeitar a organização a prejuízos decorrentes de algum corte feito de maneira inadvertida ou irresponsável.

E se a pergunta for “por onde começar”. Traçar metas ou estabelecer um orçamento pode ser uma boa prática, para gerar indicadores de gestão que permitam um bom acompanhamento, lembrando da máxima de que quem nao mede nao gerencia. De qualquer forma, é imprescindível conhecer os custos, seu comportamento (quais estao crescendo e quais nao) e, principalmente, quais são os mais representativos, para poder iniciar a gestão pelos mais relevantes.

Instrumentos para isso: um balancete, sem duvida, é uma bela e (via de regra) confiável fonte de informação, mas com pouca flexibilidade para filtrar dados ou fazer análises comparativas. Levar dados para planilha eletrônica, pode ser outro recurso e que dá uma certa flexibilidade no processo de análise, mas é trabalhoso e às vezes vulnerável. O instrumento ideal, para a organização que possui um sistema de gestão operacional implantado, é a adoção de um software de BI (Business Intelligence) que pode ajudar sob vários aspectos, como:
1) Representação gráfica dos indicadores. Se dizem que um gráfico fala mais que mil relatórios, por que não fazer uso de gráficos para acompanhar os indicadores, as evoluções etc. ?
2) Utilização de recursos dinâmicos de filtragem e “mergulho” (aprofundamento) nos dados, para entender a origem dos dados e buscar “insights” em torno de alternativas a algo que não está adequado.
3) Identificação de riscos ou anomalias a serem alertados de forma proativa ao(s) gestor(es) responsável(is) pelas possíveis providências.

Enfim, a recomendação do uso de um software de BI tem a intenção de assegurar uma boa gestão e controle dos custos, custos esses, que existem, são necessários e inevitáveis em toda organização. Por conseguinte, seu controle e acompanhamento contínuo faz todo o sentido.